Chỉ dẫn cách xử lý đơn hàng lazada nhanh gọn từ A-Z

Với các nhà bán mới trên Lazada, việc xử lý đơn hàng một cách hiệu quả luôn là điều mà mọi người quan tâm. Hãy cùng IChibaOne Platform khám phá chi tiết về cách xử lý đơn hàng Lazada trong bài viết dưới đây.

>> Xem thêm chi tiết tại: https://ichiba.vn/blog/cach-xu-ly-don-hang-lazada

Hướng dẫn chi tiết về xử lý đơn hàng trên Lazada cho các nhà bán mới

Lazada, một trong những sàn thương mại điện tử phổ biến nhất với lượng người dùng lớn đứng ngay sau Shopee. Vì vậy, cách xử lý đơn hàng Lazada trên điện thoại một cách hiệu quả luôn là một vấn đề được nhiều nhà bán mới quan tâm.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước về cách xử lý đơn hàng trên Lazada cho những người bán mới:

Bước 1: Tiếp nhận và xác nhận đơn hàng

Trong quy trình xử lý đơn hàng Lazada, bước đầu tiên là tiếp nhận và xác nhận đơn hàng. Khi có đơn hàng mới, hệ thống Lazada sẽ tự động chuyển trạng thái của đơn hàng thành "Đang xử lý".

Nhà bán cần truy cập vào Trung tâm Người bán (Seller Center), nơi quản lý và kiểm tra tất cả các đơn hàng. Điều quan trọng là kiểm tra thường xuyên để không bỏ sót bất kỳ đơn hàng mới nào. Đồng thời, cũng cần chú ý kiểm tra thông tin của khách hàng một cách cẩn thận để tránh tình trạng đặt hàng giả mạo hoặc đơn hàng hủy bỏ.

Tiếp theo, nhà bán cần xác nhận đơn hàng càng sớm càng tốt với các điều sau:

Đối với đơn hàng được đặt trước 15h, cần chuyển trạng thái thành "Sẵn sàng giao" trước 23h59 cùng ngày.

Đối với đơn hàng được đặt sau 15h, cần chuyển trạng thái thành "Sẵn sàng giao" trước 23h59 của ngày tiếp theo.

Sau khi tiếp nhận đơn hàng, cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như hóa đơn, mã vận đơn, tem vận chuyển, và các tài liệu khác.

>> Xem thêm: Trình tạo website nhanh IChibaOne Platform hỗ trợ người bán tạo website bán hàng chuyên nghiệp

Bước 2: Đóng gói đơn hàng

Sau khi tiếp nhận đơn hàng, công việc tiếp theo của nhà bán là đóng gói sản phẩm. Các nhà bán mới cần lưu ý những điểm sau khi thực hiện đóng gói:

Nắm rõ và tuân thủ quy định cũng như cách đóng gói đặc biệt của từng ngành hàng sản phẩm. Điều này giúp đảm bảo sản phẩm không bị hư hỏng, vỡ vụn trong quá trình vận chuyển.

Kích thước của sản phẩm phải chiếm ít nhất 80% kích thước của thùng hộp. Sản phẩm cần được bọc kỹ lưỡng bằng miếng mút xốp, bong bóng vào các khe hở để tăng khả năng chống sốc.

Kích thước thực tế của sản phẩm đóng gói phải chính xác so với thông tin đã cập nhật trên hệ thống Seller Center.

Đối với các sản phẩm dễ vỡ hoặc có giá trị cao lên đến hàng triệu đồng, cần phải sử dụng tem niêm phong bổ sung.

Bước 3: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Sau khi đóng gói xong, nhà bán cần chuyển trạng thái của đơn hàng thành "Sẵn sàng giao" để cập nhật tình trạng.

Hiện nay, Lazada thực hiện giao hàng qua 2 phương thức sau:

Nhà bán đưa hàng đến trực tiếp các điểm giao hàng của Lazada.

Đơn vị vận chuyển đến kho của nhà bán để lấy hàng.

Trong quá trình giao hàng, nhà bán cần kiểm tra cẩn thận thông tin của đơn hàng như mã vận đơn, số đơn hàng, v.v. Nên chụp lại màn hình sau khi nhân viên quét mã và kiểm tra email xác nhận.

Ngoài ra, nhà bán cần thường xuyên kiểm tra trạng thái của đơn hàng để có thể xử lý kịp thời các tình huống không mong muốn như hàng bị mất, hỏng hoặc không có người nhận.

Bước 4: Nhận thanh toán

Sau khi đơn hàng được giao thành công và không có yêu cầu đổi trả hoặc hoàn tiền, bạn sẽ nhận được thanh toán cho sản phẩm. Theo quy định của Lazada, thanh toán sẽ được thực hiện vào mỗi thứ Sáu hàng tuần. Nhà bán có thể nhận tiền vào thứ Hai hoặc thứ Ba của tuần tiếp theo, tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ thanh toán.

Trong trường hợp có vấn đề gì về thanh toán, nhà bán có thể liên hệ với tổng đài Lazada dành cho người bán để được hỗ trợ.

>> Xem thêm: Nền tảng Smart CrossBorder cung cấp giải pháp thương mại điện tử xuyên biên giới

Bước 5: Xử lý yêu cầu đổi - trả hàng

Trong quá trình xử lý đơn hàng trên Lazada, việc xử lý các yêu cầu đổi - trả hàng là không thể thiếu. Đối với từng trường hợp cụ thể, nhà bán cần áp dụng các phương pháp xử lý khác nhau:

Trường hợp khách hàng yêu cầu đổi - trả hàng: Nhà bán nên tiến hành đồng kiểm sản phẩm cùng với đơn vị vận chuyển và yêu cầu họ ký biên bản đồng kiểm khi sản phẩm gặp vấn đề. Nếu đơn vị vận chuyển không đồng ý đồng kiểm, bạn cần liên hệ ngay với PSC (bộ phận hỗ trợ bán hàng của Lazada) để được hỗ trợ giải quyết.

Trường hợp đơn hàng bị hoàn trả do giao hàng không thành công: Nhà bán chỉ có thể kiểm tra bên ngoài sản phẩm và tem niêm phong. Bạn cũng cần liên hệ với khách hàng để tìm hiểu nguyên nhân vì sao họ không nhận được hàng.

Tầm quan trọng và ảnh hưởng của việc xử lý đơn hàng trên Lazada

Cho cả những nhà bán mới và những nhà bán có kinh nghiệm, việc xử lý đơn hàng một cách chính xác là điều không thể phủ nhận. Điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình hoạt động của cửa hàng đó.

Dưới đây là một số trường hợp tiêu biểu khi xử lý đơn hàng không đúng cách:

Quy trình xử lý đơn hàng không có tổ chức: Quy trình xử lý các đơn hàng bị rối loạn, gây ra việc giao hàng chậm trễ, ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

Giao hàng chậm, tỷ lệ giao hàng đúng hạn thấp.

Nhà bán thông báo "Sẵn sàng giao sớm" nhưng sản phẩm vẫn chưa được đóng gói hoặc sẵn sàng bàn giao cho đơn vị vận chuyển, hoặc thậm chí là hàng đã hết. Điều này gây ra những hậu quả như: phí vận chuyển tăng lên, tạo ra trải nghiệm tiêu cực cho khách hàng.

Những điều cần chú ý khi xử lý đơn hàng trên Lazada

Để xử lý đơn hàng Lazada một cách nhanh gọn lẹ, thì nhà bán cần lưu ý một vài vấn đề sau:

Lưu ý về việc in giấy tờ khi xử lý đơn hàng

Khi tiếp nhận một đơn hàng mới, quan trọng là bạn phải in ra các loại giấy tờ sau:

Thông tin đơn hàng và mã vận chuyển.

Hoá đơn (nếu yêu cầu từ đơn hàng).

Để đảm bảo tiện lợi cho việc in ấn này, nhà bán nên sử dụng máy in nhiệt để tránh các sự cố không mong muốn như: mã vạch không rõ ràng, tem vận chuyển bị nhòe hoặc không thẳng, thông tin đơn hàng bị mờ hoặc mất chữ.

Tổ chức kho hàng một cách hợp lý

Bố trí kho hàng một cách hợp lý sẽ giúp nhà bán tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình xử lý đơn hàng. Bạn nên đánh số các kệ hàng và vẽ sơ đồ nhà kho để dễ dàng tìm kiếm sản phẩm khi cần thiết.

Đảm bảo giao hàng đúng hẹn

Tỷ lệ giao hàng đúng hạn được tính từ lúc đơn hàng ở trạng thái "Đang xử lý" cho đến khi chuyển sang trạng thái "Đang giao hàng". Nhà bán cần luôn đảm bảo rằng mọi đơn hàng được giao cho đơn vị vận chuyển kịp thời, đúng hạn. Điều này giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi cũng như cải thiện đánh giá của nhà bán.

Ngoài ra, các nhà bán cần chú ý kiểm tra kỹ trước khi cập nhật trạng thái "Sẵn sàng vận chuyển" để đảm bảo rằng đơn hàng đã được đóng gói cẩn thận. Tránh việc tự ý cập nhật trạng thái này mà chưa kiểm tra kỹ đơn hàng. Nếu đơn hàng chưa được đóng gói hoàn thiện, điều này có thể dẫn đến mức phí vận chuyển cao hơn và nhận được phản hồi tiêu cực từ khách hàng.

>> Xem thêm: Phần mềm PIM hỗ trợ giải pháp quản lý dữ liệu sản phẩm

Đảm bảo cập nhật thông tin tồn kho

Luôn luôn cập nhật thông tin về tồn kho lên hệ thống, đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho trên hệ thống phản ánh chính xác số lượng hàng thực tế. Điều này giúp nhà bán kiểm soát và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, từ đó tránh được tình trạng huỷ đơn do thiếu hàng.

Để nâng cao hiệu quả trong việc cập nhật thông tin hàng tồn kho một cách nhanh chóng và chính xác, phần mềm quản lý bán hàng đa kênh OMS IChibaOne Platform là lựa chọn không thể bỏ qua. OMS IChibaOne Platform cung cấp một giải pháp thương mại điện tử toàn diện, giúp nhà bán dễ dàng kiểm soát số lượng hàng tồn kho chi tiết hàng ngày, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân công.

Ngoài ra, OMS IChibaOne Platform còn ấn tượng với người dùng bằng loạt tính năng tiện ích như:

Hỗ trợ bán hàng đa kênh trên nhiều nền tảng như Shopee, Lazada, Sendo, Tiki,...

Đồng bộ thông tin dữ liệu bán hàng.

Quản lý hàng hóa dễ dàng với việc theo dõi nhập - xuất - tồn kho chi tiết qua mã vạch.

Theo dõi đơn hàng và giải quyết sự cố nhanh chóng.

Hợp tác, kết nối đa hãng vận chuyển lớn trong và ngoài nước như Giao hàng tiết kiệm, Viettel Post, GNH, VNPost, Fedex, DHL,...

Sử dụng dịch vụ fulfillment để tối ưu hóa quá trình lưu trữ và phân phối sản phẩm.

Tích hợp phần mềm kế toán và quản lý doanh thu, chi phí lợi nhuận một cách chính xác và minh bạch.

Xuất file báo cáo chi tiết hàng tháng nhanh chóng.

Bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư của khách hàng là ưu tiên hàng đầu, đảm bảo không có sự xâm phạm hoặc tiết lộ thông tin kinh doanh.

Đây là những thông tin chi tiết về cách xử lý đơn hàng Lazada một cách hiệu quả cho những nhà bán mới. Hy vọng bài viết mang lại cho bạn đọc những thông tin hữu ích nhất. Để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.